Consejos para Hacer de su Mudanza Oficina un Éxito
Un cambio de oficina puede ser tan difícil, y en algunos casos aún más estresante
si usted no planea correctamente.
Dependiendo del tamaño del movimiento y el número de personal involucrado, se necesita una planificación cuidadosa y meticulosa de resolver
la logística y que a menudo tiene que contratar a especialistas que puedan
ayudar en el proceso de planificación.
echamos un vistazo en que se puede hacer para hacer una mudanza de oficina exitosa y libre de estrés para todos .
Planifique la mudanza con antelación.
Trasladarse a un nuevo local de la oficina incluirá un cuidadoso proceso de examen de los espacios potenciales y asegurarse de que hay suficiente espacio para que el personal más el sitio existente para la expansión si es necesario. A los efectos de este artículo, se supone que todas estas cosas se han tenido en cuenta y la nueva ubicación ha sido elegida en consecuencia.
El punto es que usted necesita varios meses para planificar una medida adecuada para que todo el
personal puede participar en el proceso a través de reuniones regulares.
Asegúrese de que todos sus efectos de escritorio, páginas web y otros materiales de publicidad se han actualizado para incluir su nueva dirección y teléfonos.
Notifique a todos sus proveedores, clientes y socios de negocios con antelación y envíe recordatorios como la fecha se acerca.
Nombrar los meses de antelación y, en su caso, utilizar sus gestores logísticos
para ayudarle en el proceso de planificación.
Esto implica planificar meticulosamente donde se colocarán cada mesa y cada pieza de mobiliario
y equipo de oficina .
Asegúrese de que cada miembro del personal se le da una lista de tareas a realizar en los días previos a la mudanza. Esto puede ser tan poco como asegurarse de que sus objetos personales se embalan adecuadamente en cajas etiquetadas, o, si el personal está trabajando en el día de
la mudanza, se les debe dar una lista completa de funciones que se requieran y los tiempos durante los cuales serán de trabajo.
Tómese el tiempo suficiente para descomprimir a los nuevos locales en el primer día de la operación.
Esté preparado para lo inesperado. Incluso los mejores planes pueden se despegan así que prepárate para poner remedio a los problemas
que surgen en el día. Asegúrese de que el teléfono y los sistemas de iluminación están operativas con la suficiente antelación, por lo menos una semana de antelación.
Oficina ¿ Cómo Mudarse de Oficinas ?
Si usted es dueño de una empresa pequeña o mediana o de algún negocio que requiera espacios de oficinas, en este artículo le daremos consejos
o más bien una guía para saber cómo mudarse de oficinas o a unas oficinas.
Preparar una mudanza de cualquier tipo es algo que se necesita planear desde un principio y que requiere de dos cosas: tiempo y dinero.
La verdad ningún tipo de mudanza es barata, quizás algunas resultan más económicas que otras pero siempre habrá gastos en ellas.
Ahora bien, mudarse de oficina o a una oficina no es lo mismo que mudarse de casa, debido a que en las oficinas hay otro tipo de mobiliario
que en las casas, además de que implicar el tener que coordinar a todo su personal para que le ayuden y preparen sus cosas.
Moverse de oficina es una tarea que implica la ayuda de todos sus colegas y personal; no es algo que pueda hacer solo una persona.
Para lograr el propósito de mudarse de oficina, le ayudaremos con unos pasos básico para comenzar.
Plan de Mudanza
Al mudarse lo que necesita es planear primero montando diferentes escenarios para poder mudarse en la mejor situación. Eso precisamente lo
necesita discutir con las personas que lo ayudaran a dirigir y supervisar la mudanza, de tal modo que sea factible realizar la cuando se disponga de una fecha fija.
Por ejemplo, para una empresa pequeña necesitará programar la mudanza al menos ocho semanas antes, aunque lo más recomendable es que
lleguen a ser hasta tres meses antes; para empresas mediana o grandes se necesitan periodos de hasta ocho meses antes. Verdaderamente
la planificación con tiempo es la clave.
Lo segundo que necesita hacer es tener la suficiente información sobre el espacio nuevo al que se mudará. Revise todo, certifique se que las instalaciones eléctricas funcionen bien, que cuente con bodegas, etc. y lo más importante es determinar la disponibilidad de la oficina.
Algo que le puede ayudar a determinar la disponibilidad de la oficina (en cuanto a espacios), es que compare sus viejas oficinas con las nuevas, vea qué es lo que le falta o carece en la vieja y asegúrese que la nueva satisfaga las necesidades que tiene.
También haga una lista de los posibles problemas que pueda llegar a tener en sus nuevas oficinas, cosas como una área de recepción
muy pequeña, pocos o muchos espacios abiertos, un almacén pequeño, paredes despintadas, etc. Todo esto lo ayudará a determinar
si necesitará la ayuda de un carpintero o pintor, por ejemplo.
Equipo de Mudanza
La parte que sigue ahora es reunir a todos aquellos que le ayudarán a efectuar la mudanza. La manera en que puede determinar a
las personas que le ayudarán es pidiendo voluntarios y reuniendo al menos a todos los encargados de cada área o departamento. Al determinar a estas personas les delegará responsabilidades, ya que ellos se harán cargo de los escritorios, sillas, archivos, es decir, todo el mobiliario de su departamento o área y no solo el de su oficina. En el caso de las empresas o negocios pequeños, son menos las personas que necesitará, quizás a lo mucho 6 o 7 de su confianza serán suficientes.
Su equipo le puede ayudar a determinar los problemas que hay en su vieja oficina y solucionarlos con la nueva; es importante que integre todos los puntos de vistas posibles para
no tener personas inconformes con la decisión que tomó.
Reunión de Mudanza
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Quizás al principio no todos necesitan estar enterados de que se mudan, pero cuando ya esté todo bien o lo mejor organizado posible, es necesario informar a todo su personal de que se mudan.
Para esto lo recomendable es agendar una reunión en la que todos asistan obligatoriamente y se les notifique de la mudanza proporcionándoles detalles de la misma. Es importante que con esto este al tanto de las preocupaciones, limitaciones o problemas que puedan tener sus
trabajadores con el cambio, ya que para muchos puede ser algo estresante.
Asignar Tareas
En este punto ya estará casi listo y solo necesita afinar detalles, para esto es muy útil asignar tareas (recuerde, la carga de la mudanza no
es solo su responsabilidad), reúna a su equipo de trabajo para hacer una lista de cosas y un horario completo de los días de mudanza.
Después de asignar las tareas los responsables de cada área deben asignar otras a su personal, de tal forma que al final todos terminen cooperando con la mudanza y el trabajo se facilite.
Encontrar los fletes y mudanzas ideales es muy difícil, así que esto se lo puede asignar a otras personas, dándole un par de indicaciones,
proporcionando un presupuesto tentativo. Ellos tendrán la exclusiva responsabilidad de encontrar el servicio más apropiado.
Determinar Presupuesto
Para determinar el presupuesto en específico es importante que primero haga una investigación de los tipos de mudanzas que están disponibles y saber si cubren todas sus necesidades.
Ahora, si no está seguro de cuánto puede disponer de presupuesto puede pedir a los servicios de mudanza que le hagan presupuestos y se
los envíen, donde le determinen qué le cobran, si cuenta con seguro, si incluye embalaje, etc.
Organizar su Mudanza de Oficina sin tener Problemas
Te presentamos algunos tips para hacer la mudanza de tu oficina menos estresante.
En primer lugar, es bueno que consigas cajas, diarios, cinta adhesiva gruesa, etiquetas y un marcador para escribir en las cajas.
También, anote qué cosas te conviene embalar primero, considerando cuáles vas a necesitar hasta el día de la mudanza.
A la hora de hacer la lista, te conviene clasificar las pertenencias que vas a usar en la nueva oficina y descartar el resto,
como esas mesas y escritorios que solo juntan polvo, y la montaña de papeles que guardas hace años “por si acaso”.
Esto te dará una idea clara del volumen de cosas real que necesitáis trasladar.
Cuando te dispongas a embalar, procura hacerlo de forma organizada. Empezá por embalar las cosas de un sector y hasta que no termines con ese, no pases a otro.
En lo posible, guarda todo en cajas o bolsas con el nombre del sector al que pertenecen.
Te permitirá no solo a vos, sino también a las otras personas que participen de la mudanza, saber en qué lugar dejar las cajas.
Otra cosa que sirve de mucho para ubicar las cosas fácilmente una vez instalada en la nueva oficina, es hacer una lista de todas
las cosas que guardas en las cajas de cada sector. Si precisas algo urgente, sabrás dónde encontrarlo.
Reservá algunas cajas pequeñas para poner libros, folletos, cuadernos, carpetas y papelería chica. No te entusiasmes guardando muchos papeles
en una sola caja grande: estas cajas pesan más de lo que parece y no hay quien las levante después del piso.
Pone tus artículos personales en mochilas o bolsos, haciéndole un espacio preferencial a lo que vas a precisar tener a mano desde el momento
en que te mudes. Las cosas de valor, como la portátiles , las podéis llevar contigo para no perderlas.
No dejes nada vinculado a la mudanza para último momento. Lo mejor es empezar varios meses antes (según el tamaño de la oficina).
Sin prisa pero sin pausa, vas a tener todo listo para mudarte con tranquilidad.
Planificar paso a paso.
Si no vas a contratar a especialistas para dirigir el proceso, es recomendable que antes de empezar con cualquier movimiento armes un pequeño plan de acción en el que contemples tareas, responsables, plazos y presupuesto. Poner una persona a cargo ayudará también a resolver los imprevistos que puedan surgir en el camino.
Prever servicios y habilitaciones.
En muchos casos, los servicios básicos de los locales están a nombre de los inquilinos anteriores
y pueden estar cortados. Para asegurar una transición rápida y empezar a trabajar enseguida, conviene activarlos antes de mudarse.
Si hay que realizar habilitaciones comerciales, anticipa los plazos para no operar fuera de regla y evitar demoras. ¡Cables y comunicaciones primero! El trabajo de cableado de red e Internet en tu nueva oficina puede demorar más de lo que planeas.
Conviene tener a mano alternativas de conectividad si tu trabajo depende de una comunicación fluida.
Comunicar a clientes y otros interesados.
No dejes que tus clientes y proveedores se enteren de tu nueva dirección por tus viejos vecinos.
Prepara una lista para poder avisar con bastante anticipación y así evitar sorpresas desagradables.
Asegúrate también de pasar a buscar o hacerte enviar la correspondencia que puedas recibir en tu domicilio anterior. Un cartel con indicaciones para encontrarte en tu nueva dirección puede orientar, durante los primeros meses, a los más distraídos.
Para una mudanza sin sobresaltos ¡Liberarse de peso innecesario!
Aprovecha la mudanza para ordenar y desechar todo lo que se ha venido acumulando por años y nunca se tiró por falta de tiempo o indecisión. Muchos profesionales amasan inmensos archivos de clientes pasados, papeles de trabajo y presupuestos; la mudanza es un
buen motivo para librarse de ese peso. Si se trata de un local comercial, es el momento de revisar sobrantes y remanentes de stock y encontrarles un destino.
Consejos Útiles Para Hacer una Mudanza
Muy buen aporte. Gracias
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